將 Clockify CSV 製成每月工時表 PDF，避免日、月顛倒

1. 匯出你打算交付的月份與設定

開啟 Clockify 的 Detailed report，選取你需要的完整曆月。套用預定的使用者、專案、任務及其他可用篩選條件。如果使用報表時數捨入，請在匯出前選好已約定的設定。保留日期範圍、篩選條件、捨入狀態及畫面顯示總時數的紀錄，以便之後將活頁簿與同一份報表核對。

將 Detailed report 匯出為 CSV，並保留原始檔案，不做改動。另行儲存報表備註的完整原文，因為你需要在 Excel 中重新輸入。不要假設 CSV 的 Description 欄位包含 PDF 備註；Description 屬於各筆工時紀錄，而 Notes 選項提供的是報表頁尾文字。

2. 確認原始日期的實際意義

用文字編輯器查看原始 CSV 中的 Start Date，並將其中一列與 Clockify 中對應、已知日期的紀錄比對。對於以斜線分隔的日期，13/04/2026 可確認其順序為日／月／年，04/13/2026 則可確認為月／日／年。電腦的地區設定本身，不能證明匯出日期採用哪種順序。如果有 End Date，也請一併檢查。

另外找出一個有歧義的值，例如 04/05/2026，對照來源紀錄確認實際的日與月。如果匯出檔中沒有任何一天的數值大於 12，請用已知的來源紀錄判定順序，不要只看數字猜測。如果兩項檢查的結果不一致，請先釐清差異，再進行匯入。

請以原始文字為準，不要使用已被 Excel 解讀過的儲存格。某個日期若已轉成 4 月 5 日，即使將顯示方式改為日／月／年，它仍然是 4 月 5 日。如果你在錯誤轉換後覆寫儲存了 CSV，請重新匯出，不要試圖靠設定儲存格格式來逆轉錯誤。

3. 先匯入文字，再套用日期類型

在新的 Excel 活頁簿中，依序選取 Data、From Text/CSV，再選擇未經改動的匯出檔。在預覽畫面選取 Transform Data，以便在載入工作表前檢視轉換步驟。確認分隔符號已將資料分成獨立欄位，並出現預期的欄位標題，包括 Start Date 與 Duration (decimal)。

在 Power Query 的 Applied Steps 區塊中，查看是否有自動新增的 Changed Type 步驟。對於這次重新匯入，請先刪除該步驟，再套用自己的日期轉換：在該步驟按右鍵並選取 Delete，或按它旁邊的 X。只點選較早步驟的預覽，並不會移除後續轉換。如果 Query Settings 未顯示，請從 View 將它顯示出來。

選取 Start Date，依序選取 Change Type、Using Locale。將資料類型設為 Date，並選擇與你已確認的日期順序相符的地區設定。經確認為日／月／年的斜線日期，適用 English (United Kingdom)；月／日／年則適用 English (United States)。也請對 End Date 套用適當的轉換。不要在日期轉換錯誤後，只將類型改回 Text；請回到該次轉換之前的步驟。

4. 核對日期，保留匯出的時數

將轉換後的日期與兩個來源範例比對：若有不含歧義的紀錄，就檢查該筆，再檢查有歧義的那筆。將資料載入工作表後，請使用月份名稱或年－月－日顯示格式再次核對，讓月份清楚可辨。轉換成功且沒有錯誤訊息並不足夠：日、月顛倒的日期仍可能是有效日期。

將 Duration (decimal) 設為小數數值類型。如果文字使用的小數分隔符號與 Excel 的地區設定不同，也請為該欄使用相符的數值地區設定。這些值代表時數，不是一天中的時刻，也不是 Excel 日期的小數部分。不要將這一欄轉成表示時刻的類型。

保留這些匯出工時的值，不要改動。Clockify 會將選定的報表時數捨入設定套用到匯出內容；用 End Time 減去 Start Time，會改用另一種計算口徑。載入前，先解決所有轉換錯誤。依序選取 Home、Close & Load，將結果載入工作表中的表格，再以 Excel Workbook 格式儲存工作中的活頁簿，副檔名為 .xlsx。

5. 以新表格建立現有的每月版型

在新匯入的表格中按一下，依序選取 Insert、PivotTable。確認來源涵蓋完整表格，包括所有匯入的資料列。請從這個表格建立樞紐分析表，不要將新資料列貼到公開範例上，就假設它固定的範例範圍會自動擴大。Clockify 範例提供的是配置方式；經過驗證的匯入結果，才是你的資料來源。

在 Rows 中先放 User，再放 Project。在 Columns 中放 Start Date。在 Values 中放 Duration (decimal)，然後檢查它的 Value Field Settings：計算方式必須是 Sum。如果 Excel 提供的是 Count，請檢查來源欄位是否含有文字或轉換錯誤，修正為數值類型後，再使用計算結果。

如果 Excel 將日期分組為年、季或月，請在已分組的日期上按右鍵，選取 Ungroup，回到逐日欄位。依時間順序排序日期，並清楚顯示。產生的欄位代表資料中實際出現的日期；某天沒有出現，並不會自動證明當天工時為零。請再次儲存活頁簿。

6. 核對總時數，檢查月份交界

以匯入的 Duration (decimal) 欄位中實際儲存的數值執行 SUM，並將結果與樞紐分析表的總計比較。抽查一天內含多筆紀錄的日期，以及某位使用者或某個專案的小計。接著，將活頁簿與保留的 Clockify 報表紀錄比對。如果總時數不同，請先檢查篩選條件、來源資料列、數值類型與匯出精度，再考慮是否需要調整任何時數。

這個版型會將每筆紀錄匯出的時數放在它的 Start Date 下。隱藏欄位或刪除資料列之前，請先檢查跨越午夜的紀錄，以及開始日期落在目標月份之外的紀錄。這個版型不會將跨夜工時拆分到不同日期。如果客戶要求這樣分配，請在來源作業流程中處理受影響的紀錄與每日歸屬規則，再重新匯出；不要在此表格中自行按比例分攤已經捨入的時數，而未加說明。

7. 補回備註，讓每一頁都清楚可讀

在 Excel 中依序選取 Insert、Header & Footer，將已儲存的 Clockify 備註輸入適當的頁尾區域。必要時，加入月份與有用的篩選條件說明，讓客戶能辨識這份報表。在 Excel 頁尾中，若要印出一個 & 符號，請輸入兩個，也就是 &&。在 Print Preview 中確認完整備註都有顯示。

選取整個樞紐分析表，並在 Page Layout 下將它設為列印範圍。選擇能容納日期欄位的紙張方向與大小。檢查邊界與縮放比例；強行將整個月塞進一頁，可能會讓內容難以閱讀。如果報表跨越多頁，請使用列印標題功能，重複顯示相關日期標題與用來辨識資料的列標籤。

在 File、Print 中檢查每一頁，包括最後一頁。留意日期被裁切、專案遺漏、總計與所屬資料分離、頁尾重疊，以及原因不明的空白頁。調整列印範圍或分頁，直到報表清楚可讀。儲存 .xlsx 活頁簿，讓匯入的表格、樞紐分析表與列印設定都能保留，方便日後核對。

8. 儲存 PDF，再開啟交付檔案核對

選取 Save As，將檔案類型設為 PDF，並選好要輸出的報表工作表。為檔案取一個容易辨識客戶與月份的名稱。也請保留活頁簿：CSV 無法保留樞紐分析表、頁尾或頁面配置，而 PDF 是完成的報表，並非可編輯的計算檔案。

直接開啟已儲存的 PDF。確認月份、每日標題、已核對的總時數、完整備註，以及每一頁的可讀性。至少再將有歧義日期的範例與原始紀錄比對一次。交付這份重新開啟並檢查過的檔案；工作表預覽正確，並不足以證明最後的 PDF 包含所有預定頁面。